Słownik pojęć IT Aplikacje i systemy dedykowane
Automatyzacja procesów
Przekazanie powtarzalnych czynności programom, żeby ludzie nie wykonywali ich ręcznie.
Inne określenia: automatyzacja, automatyzacja biznesowa, workflow, automatyzacja zadań
Które procesy w firmie warto zautomatyzować?
Automatyzacja procesów polega na tym, że powtarzalne zadania - przepisywanie danych, wysyłka powiadomień, generowanie dokumentów, przypisywanie zgłoszeń - wykonuje system według ustalonych reguł. Najlepiej sprawdza się przy czynnościach częstych, przewidywalnych i nudnych, w których człowiek popełnia błędy z rutyny, a nie z braku wiedzy.
Jak wybrać proces do automatyzacji
- Powtarza się często - codziennie albo co tydzień, a nie raz na kwartał.
- Ma jasne reguły - da się go opisać zdaniem „jeśli X, to zrób Y”.
- Zajmuje realny czas - policz godziny w miesiącu, a nie pojedyncze minuty.
- Błąd kosztuje - pomyłka w danych przenosi się dalej, na faktury czy wysyłki.
Kolejność, która oszczędza rozczarowań
Najpierw uporządkować proces, potem go automatyzować. Automatyzacja chaotycznego procesu nie usuwa chaosu, tylko przyspiesza go i ukrywa. Jeśli trzy osoby robią to samo na trzy sposoby, trzeba najpierw ustalić jeden.
Czego nie automatyzować
Decyzji, które wymagają oceny sytuacji, i kontaktu, w którym klient oczekuje człowieka. Automat może przygotować dane i przypomnieć o terminie, ale reklamację niezadowolonego klienta lepiej zostawić osobie, która potrafi wysłuchać.
Częste pytania o Automatyzacja procesów
Czy automatyzacja wymaga dedykowanego systemu?
Nie zawsze. Wiele prostych automatyzacji da się zbudować na gotowych narzędziach łączących popularne aplikacje. Dedykowane rozwiązanie ma sens, gdy proces obejmuje systemy bez gotowych połączeń albo nietypowe reguły.
Jak policzyć, czy automatyzacja się opłaci?
Pomnożyć czas poświęcany na zadanie w miesiącu przez koszt godziny pracy i dodać koszt błędów. Porównać to z kosztem wdrożenia i utrzymania automatyzacji - zwykle zwrot widać po kilku miesiącach albo wcale, i to też jest cenna odpowiedź.
Porozmawiajmy o Twoim biznesie.
Przedstaw nam swoje potrzeby - zaproponujemy rozwiązanie i konkretną wycenę. Bez zobowiązań.