Słownik pojęć IT Poczta e-mail
Poczta w firmowej domenie
Adres e-mail z nazwą Twojej firmy zamiast darmowej skrzynki - wizytówka, która buduje zaufanie klientów.
Inne określenia: poczta firmowa, e-mail firmowy, skrzynka firmowa, poczta w domenie, adres w domenie
Co to jest poczta w firmowej domenie?
Poczta w firmowej domenie to skrzynki w rodzaju [email protected], działające na tej samej domenie co Twoja strona. Zamiast darmowego adresu na cudzym serwisie masz adres, który należy do firmy i zostaje z nią niezależnie od tego, kto ją obsługuje technicznie. Dla klienta to sygnał, że rozmawia z firmą, a nie z przypadkową osobą. Dla Ciebie to porządek: każdy pracownik ma własną skrzynkę, a adresy działowe przetrwają rotację ludzi.
Dlaczego darmowa skrzynka szkodzi firmie
Adres w rodzaju [email protected] wygląda jak adres prywatny, bo nim jest. Przy poważnym zapytaniu ofertowym klient zwraca na to uwagę tak samo jak na wizytówkę wydrukowaną w domu na drukarce. Dochodzi drugi, poważniejszy problem: własność. Darmowa skrzynka należy do dostawcy i do osoby, która ją założyła, więc razem z odchodzącym pracownikiem potrafi zniknąć cała historia korespondencji z klientami. Adres oparty na własnej domenie należy do firmy i możesz go w każdej chwili przenieść gdzie indziej.
Co składa się na firmową pocztę
- Domena - najczęściej ta sama, na której stoi Twoja strona.
- Serwer pocztowy - miejsce, w którym fizycznie leżą Twoje wiadomości.
- Rekordy w DNS - MX kieruje pocztę do właściwego serwera, a SPF, DKIM i DMARC potwierdzają, że maile z Twojej domeny są prawdziwe.
- Skrzynki i aliasy - imienne adresy pracowników oraz wspólne, jak biuro@ czy faktury@.
- Program pocztowy albo webmail - to, w czym czytasz maile na komputerze i w telefonie.
Gdzie trzymać pocztę firmową
Najprostszy wariant to poczta dołączona do hostingu strony. Wystarcza, gdy skrzynek jest kilka, a korespondencji niewiele. Firmy, które z poczty realnie żyją, częściej wybierają osobną, zarządzaną usługę pocztową albo pakiet chmurowy z kalendarzem i dyskiem: kosztuje więcej, ale daje większe skrzynki, lepszy filtr antyspamowy i realne wsparcie, gdy coś przestaje działać. Jeśli nie chcesz zajmować się tym samodzielnie, obsługę firmowej poczty można oddać firmie technicznej razem z domeną i hostingiem.
O czym pamiętać przy uruchomieniu
- Nie mieszaj poczty prywatnej z firmową - rozdzielenie ułatwia potem przekazanie skrzynki następcy.
- Zaplanuj adresy działowe, zanim rozdasz wizytówki; zmiana adresu na materiałach jest droższa niż jego wymyślenie.
- Zadbaj o uwierzytelnienie domeny od pierwszego dnia, bo od niego zależy dostarczalność Twoich maili.
- Włącz logowanie dwuskładnikowe - skrzynka właściciela firmy to najczęstszy cel ataku.
- Sprawdź, czy poczta ma kopię zapasową; sam serwer pocztowy nią nie jest.
Częste pytania o Poczta w firmowej domenie
Czy mogę mieć firmowy adres e-mail bez strony internetowej?
Tak. Do poczty potrzebujesz wyłącznie domeny i serwera pocztowego, strona nie jest do tego konieczna. Wiele firm zaczyna właśnie tak: rejestruje domenę, uruchamia na niej skrzynki, a stronę dokłada później pod tym samym adresem.
Ile skrzynek potrzebuje kilkuosobowa firma?
Zwykle jedna imienna skrzynka na osobę plus dwa albo trzy adresy wspólne, na przykład biuro@ i faktury@. Adresy wspólne warto ustawić jako aliasy przekierowujące do konkretnych osób, bo nie zajmują wtedy dodatkowego miejsca ani nie wymagają osobnego hasła.
Co stanie się z pocztą, gdy zmienię firmę obsługującą stronę?
Skoro adresy stoją na Twojej domenie, przenosisz je razem z nią, a zmienia się tylko serwer, na który wskazują rekordy MX. Przy przenosinach liczą się dwie rzeczy: skopiowanie zawartości skrzynek na nowy serwer przed przełączeniem oraz odtworzenie rekordów SPF i DKIM, żeby maile nie zaczęły wpadać do spamu.
Porozmawiajmy o Twoim biznesie.
Przedstaw nam swoje potrzeby - zaproponujemy rozwiązanie i konkretną wycenę. Bez zobowiązań.